Tot voor 2023 werden de activiteiten ingericht door de VZW Gepensioneerdenvereniging voor het Vlaams Overheidspersoneel verspreid via een gedrukte brochure en behandeld via ingevulde "gele" formulieren. De verwerking ervan is een complex en langdurig verhaal en vergt veel administratief werk van de vrijwilligers .

Begin 2023 werd de nieuwe website https://gvoweb.be opgericht en werd een ledenplatform gecreëerd. Dat liep met vallen en opstaan, verbeteren, leden informeren, enz. Inmiddels zijn de eerste “kinderziekten” aan het systeem verholpen en verliep alles vlekkeloos.

Nog steeds ontbreken email adressen en gsm nummers van leden. Hen snel en adequaat contacteren is hierdoor niet mogelijk. Daarom een warme oproep: ben je één van die 537 leden die hun lidgeld betaald hebben, maar waarvan we het email adres nog niet hebben, stuur een mailtje naar: info@gvoweb.be

Elk semester worden er activiteiten voor de leden georganiseerd.

Op 1 februari 2023 was het voor de eerste maal mogelijk je kandidatuur te stellen voor deelname, via het online platform. Iets wat wij sterk aanbevelen. Ongeveer 70% van de leden hebben daar met succes gebruik van gemaakt. 30% van de leden stuurden het gele formulier op , ondanks onze oproep, terwijl we dit open laten voor mensen zonder email mogelijkheid.

De verwerking van die gele formulieren is een zeer tijdrovend werk voor onze vrijwilligers. Het is onze bedoeling nog meer in te zetten op online verwerking, het maakt de volgorde van inschrijving ook eerlijker, daar alles op de seconde wordt geregistreerd. Met B-Post hangt de rangschikking af van waar en wanneer de brieven worden verstuurd en wanneer de post verdeeld wordt. Ligt je brief onderaan de ton bij B-Post dan heb je pech…

Nu ook merken we, dat niettegenstaande onze sterke aanbeveling om online je kandidatuur te stellen, leden weer gebruik maken van het papieren formulier.

Vanaf 28 juni 2023 10.00 uur is het mogelijk uw kandidatuur voor de activiteiten op het online-formulier in te vullen. Op hetzelfde tijdstip worden de gele formulieren, in volgorde van ontvangst, in het systeem verwerkt, niet vroeger.

Ik doe een oproep om de “praktische info” op pagina 3 in de brochure of op het ledenportaal even grondig door te nemen.

Op het ledenportaal is er een kleine video geplaatst hoe je probleemloos het online formulier kunt vinden en invullen

Mag ik hiermee een welgemeende oproep doen naar alle betalende leden om:

1° Deel te nemen aan de online kandidatuurstelling op 28 juni 2023 om 10.00 uur

Het artikel " Alle kandidatuurstellingen zijn verwerkt" is gepubliceerd op het ledenportaal

2° Elkaar desnoods te helpen om de online drempel te overwinnen en de werklast van de vrijwilligers te verminderen.

3° Niet meer uit routine, het ”gele” formulier in te vullen en op te sturen.

Conclusie:

Voor de eerste maal sinds jaren hebben 96% van de mensen die zich kandidaat gesteld hebben om deel te nemen, minstens aan één activiteit kunnen deelnemen. Dit resultaat werd voordien nooit gehaald.

Wij konden veel mensen die op de wachtlijsten stonden snel contacteren, door gebruik te maken van hun emailadres en/of gsmnummer  en zo de plaatsen van mensen die afzegden, aanbieden en invullen, zo dat steeds het maximum aantal deelnemers kon deelnemen aan de uitstap. Met geposte brieven was dit onmogelijk geweest.

Vragen en suggesties zijn welkom op
info@gvoweb.be

Namens het bestuur van de gepensioneerden vereniging,
De voorzitter,
Mevr. Julia Jacobs